Mình đã tiết kiệm 2400$ mỗi năm bằng 1h làm việc như thế nào?
Team mình hiện tại có 1 vài bạn Sale. Hiện tại lead đang ở nhiều nguồn khác nhau, các bạn đề xuất mua 1 phần mềm CRM. Một bạn đề xuất mua Active Campaign vì trước đây đã từng dùng và chất lượng cũng rất ổn. Mình cũng đã nghe nói tới Active Campaign. Check giá thì thấy cũng tầm 200$/tháng với quy mô hiện tại bên mình.
Với những team còn non trẻ như UniGap, mình vẫn ưu tiên dùng những gì ngon bổ rẻ, free hơn là trả phí vì đây là những chi phí lặp lại, có thể chi phí mỗi tháng không cao nhưng nó sẽ lặp đi lặp lại, tính ra chi phí cũng khá cao. Mình đang dùng Notion mà mỗi tháng cũng tốn 200$ thấy chưa đáng lắm, còn đang tính cắt đi 😀
Mình setup 1 cái meeting ngắn với team Sale để các bạn nói rõ các tính năng của Active Campaign như thế nào thì dưới đây là các tính năng chính mà team Sale cần:
Tự động chia lead cho các Sale khi có lead mới về.
Chăm sóc lead và quản lý status của từng lead
Truy cập thông tin chi tiết của các lead.
Quản lý tiến độ sale.
Với những tính năng này mình nghĩ mình có thể làm được báo cáo tự động để giải quyết cả 4 yếu tố trên. Sau 30 phút xử lý thì ra được bản MVP và 15 phút hoàn thiện. Tổng thời gian hết 1h đã giúp mình tiết kiệm được 200$ mỗi tháng. Dưới đây là cách mình làm.
Với bài toán số 1: Tự động chia lead cho các Sale khi có lead mới về.
Đây là phần phải suy nghĩ nhiều nhất trong 4 vấn đề. Ban đầu, mình định hướng sẽ random assign cho các Sale. Mình test thử bằng hàm randbetween() để generate số nguyên. Rồi sau đó số 1 thì assign cho bạn Sale 1, số 2 thì assign cho bạn Sale 2, số n thì assign cho bạn Sale thứ n. Nghe ý tưởng thì có vẻ tương đối khả thi và dễ làm nhưng khi làm thì nó phát sinh 1 vấn đề là mỗi lần load lại trang thì hàm randbetween() nó lại chạy lại 1 lần và ra 1 số nguyên khác. Có thể lúc trước lead đó assign cho Sale 1 nhưng reload lại ra số 2 thì nó lại assign cho Sale 2 nên cách tiếp cận random này không hoạt động. Trong Python, để cố định giá trị random thì chỉ cần define seed value nhưng trong spreadsheet vs excel thì lại ko có seed value. Sau đó mình phải dùng cách tiếp cận khác đó là assign theo số lương sale. Ví dụ có 3 bạn sale thì lead 1 cho sale 1, lead2 cho sale 2, lead 3 cho sale 3 rồi lại lặp lại. Cứ như vậy cuốn chiếu tới hết. Như vậy mình đã giải quyết được bài toán chia lead tự động cho từng sale. Cứ khi nào phát sinh thêm 1 lead sẽ được auto assign cho 1 sale trong hàng chờ.
Bài toán số 2,3,4 thì tương đối dễ đối với những bạn đã quen làm báo cáo, mình chỉ đơn giản là liên kết dữ liệu, xử lý, pivot là sẽ được. Toàn những tactic cơ bản, không khó.
Và kết quả là đây:
Hình 1: Kết quả Assign tự động
Hình 2: Lead chia về file của từng Sale
Hình 3: Dashboard tổng hợp để biết được status của cả team Sale.
Chỉ vậy thôi đã giúp mình tiết kiệm 200$ mỗi tháng. Hơn nữa nó còn giúp mình tiết kiệm thời gian quan sát KPI vì mình đã kéo báo cáo của team Sale ngay cạnh báo cáo của team Marketing để giúp tập trung tại 1 nơi thay vì mỗi lần muốn xem sale performance lại phải vào active campaign.
Anh chị bạn bè nào mà đang ở quy mô dưới 8 Sale thì Vinh highly recommend tự build hệ thống như trên nha. Vừa tiết kiệm vừa linh động, dễ customize mà cũng dễ build.
Lưu ý: Các data trong dashboard là demo nha.
